Stehempfang, Buffet, Kochstationen oder ein gesetztes Menü: Der Servicestil bestimmt die Atmosphäre des Empfangs, den Zeitplan und das benötigte Personal. Ein gesetztes Menü für 100 Gäste erfordert etwa einen Kellner pro zehn Personen und einen präzisen Ablauf, während ein Stehempfang die Bewegung und Gespräche fördert, aber mehr Häppchen pro Person erfordert (rechnen Sie mit 18 bis 24 Stück, um ein komplettes Abendessen zu ersetzen). Das Buffet, oft als kostengünstig angesehen, erfordert tatsächlich 10 bis 15 % höhere Mengen, da sich die Gäste frei bedienen. Geben Sie auch den entscheidenden Zeitpunkt an: nur Sektempfang, komplettes Essen oder beides. Ohne diese vorherige Definition sind die Angebote, die Sie erhalten, einfach nicht vergleichbar – dies ist die Hauptursache für unerklärliche Preisunterschiede zwischen Caterern, lange vor der Produktqualität.
Unterschreiben Sie niemals einen Catering-Vertrag ohne vorherige Verkostung: Dies ist die einzige zuverlässige Möglichkeit, die tatsächliche Qualität der Produkte, die Garstufen, die Würzung und die Präsentation der Teller zu beurteilen. Seien Sie misstrauisch gegenüber einem Caterer, der sie ablehnt oder teuer in Rechnung stellt, ohne sie bei Vertragsabschluss abzuziehen – die meisten seriösen Anbieter bieten sie kostenlos an oder erstatten die Kosten bei Buchung. Organisieren Sie sie idealerweise unter realen Bedingungen: dieselben Gerichte wie Ihr gewünschtes Menü, dieselbe Anrichtung und, wenn möglich, mit den entscheidenden Personen. Nutzen Sie die Gelegenheit, um auch das zu bewerten, was man nicht schmecken kann: die Reaktionsfähigkeit auf Anmerkungen, die Fähigkeit, ein Rezept anzupassen, die Transparenz bezüglich der Herkunft der Produkte und den Anteil an hausgemachten Speisen. Eine erfolgreiche Verkostung sollte Sie begeistern UND Ihnen Sicherheit bezüglich der Beständigkeit geben: Fragen Sie, wie die Qualität aufrechterhalten wird, wenn die Küche von 2 auf 150 Gedecke umstellt.
Ein professioneller Caterer muss Allergene (die 14 in Europa deklarationspflichtigen Hauptallergene), vegetarische und vegane Ernährungsweisen, religiöse Vorschriften (halal, koscher) und Kindermenüs ohne Improvisation handhaben können. Stellen Sie präzise Fragen: Werden Ersatzgerichte mit der gleichen Sorgfalt wie das Hauptmenü zubereitet, oder handelt es sich um einen einfachen Gemüseteller? Wie vermeidet die Küche Kreuzkontaminationen bei schweren Allergien? Werden Dienstleister (Fotograf, DJ) verpflegt und zu welchem Preis? Planen Sie, die Ernährungsbeschränkungen in Ihren Einladungsantworten zu erfassen – etwa jeder zehnte Gast hat heute eine Einschränkung – und übermitteln Sie die konsolidierte Liste zwei bis drei Wochen vor der Veranstaltung an den Caterer, zusammen mit einem Tischplan, der jedes spezielle Menü kennzeichnet. Am Tag der Veranstaltung muss jeder Kellner wissen, wer was erhält, ohne laut nachfragen zu müssen.
Die Logistik macht den Unterschied zwischen einer schönen Speisekarte und einem gelungenen Empfang. Prüfen Sie zunächst die vor Ort verfügbare Küche: ausgestattete Küche, einfacher Catering-Bereich oder gar nichts – im letzteren Fall muss der Caterer eine mobile Küche, Warmhalteöfen und Kühlaggregate einplanen, mit den entsprechenden Kosten. Fragen Sie nach dem Personal-Gäste-Verhältnis (ein Oberkellner für 25 bis 30 Gäste bei einem gesetzten Menü ist ein guter Richtwert) und der Rollenverteilung: Wer koordiniert den Zeitplan mit dem DJ und den Animationen? Klären Sie dann, was das Angebot umfasst: Geschirr, Gläser, Tischwäsche, Buffetmöbel und vor allem das Abräumen und die Abfallentsorgung am Ende des Abends. Verlangen Sie schließlich einen einzigen Ansprechpartner, der am Tag der Veranstaltung erreichbar ist, und einen schriftlichen Ablaufplan, der mit der Location geteilt wird – dieses Dokument vermeidet Unklarheiten zwischen Sektempfang, Abendessen und Hochzeitstorte.
Bereiten Sie Ihr Treffen wie ein Vorstellungsgespräch vor. Zur Erfahrung: Kennt der Caterer Ihre Location und kann er Fotos von vergleichbaren Veranstaltungen mit ähnlicher Gästezahl zeigen? Zum Menü: Welchen Grad an Personalisierung akzeptiert er, sind die Produkte saisonal und nachvollziehbarer Herkunft, wie handhabt er die Mengen, um sowohl Verschwendung als auch Engpässe zu vermeiden? Zum Vertrag: Welche Anzahlung (20 bis 30 % sind üblich), welcher Zahlungsplan, welche Bedingungen für Stornierung oder Verschiebung und bis zu welchem Datum kann die endgültige Gästezahl angepasst werden? Prüfen Sie schließlich die Berufshaftpflichtversicherung und die HACCP-Konformität – ein seriöser Caterer beantwortet diese Fragen ohne Umschweife. Vergleichen Sie mindestens drei detaillierte Angebote Posten für Posten: Ein Gesamtpreis ohne Details ist ein Warnsignal, keine Vereinfachung.
Verfügbares Catering ansehen →9 bis 12 Monate im Voraus für eine Hochzeit in der Hochsaison; Wochen bis Monate für ein Firmenevent.
Unterschiedlich: mal kostenlos, mal berechnet und bei Abschluss verrechnet.
Ein gutes Catering berechnet sie nach Format, Dauer und Gästeprofil. Vorsicht bei sehr niedrigen Angeboten.
Nein, We Event ist kostenlos und ohne Provision: direkte Angebote.