La capacità dichiarata di una location è quasi sempre la sua capienza massima teorica — e « 150 persone » non significa 150 invitati seduti con pista da ballo, palco DJ e area bambini. Richiedete tre cifre distinte: la capienza per cocktail in piedi, la capienza per cena seduta con tavoli rotondi (la più esigente in termini di spazio: calcolate da 1,2 a 1,5 m² per invitato esclusa la pista), e la capienza per cerimonia con file di sedie. Chiedete una planimetria quotata della sala e proiettate la vostra configurazione reale: posizione del buffet o delle aree di servizio, pista da ballo (almeno 0,5 m² per ballerino previsto), tavolo dei bambini, guardaroba. Verificate anche le capacità degli spazi secondari — la location potrebbe indicare 200 persone per il ricevimento ma solo 80 nella sala di riserva in caso di pioggia. Un gestore serio fornirà questi numeri senza esitazione; risposte vaghe a questo punto preannunciano improvvisazioni il giorno dell'evento.
Una location magnifica ma inaccessibile farà scappare i vostri invitati prima di mezzanotte. Verificate il parcheggio effettivo (numero di posti, illuminazione, distanza a piedi), l'alloggio nelle vicinanze — camere in loco, hotel a meno di 20 minuti e la loro disponibilità nelle date desiderate —, nonché le soluzioni per gli invitati che non guidano: navette, taxi affidabili in zone rurali, ultimo treno. Controllate l'accessibilità PMR (Persone a Mobilità Ridotta) da cima a fondo: parcheggio dedicato, percorsi, servizi igienici adattati, accesso alla sala senza gradini. Per i fornitori, esaminate gli accessi per catering e consegne: un'area di servizio al primo piano senza montacarichi o un cortile inaccessibile ai camion si traduce in ore di manodopera aggiuntive sul preventivo del catering. Pensate infine ai disagi incrociati: autostrada vicina udibile durante la cerimonia all'aperto, vicinato sensibile al rumore, un altro evento ospitato lo stesso giorno nella tenuta.
Quattro punti tecnici devono essere convalidati PRIMA di versare un acconto, poiché condizionano tutti gli altri vostri fornitori. La cucina: area catering attrezzata (refrigerazione, riscaldamento, lavaggio) o semplice stanza vuota? Ogni attrezzatura mancante si tradurrà in una voce di fatturazione aggiuntiva dal vostro catering. L'orario di fine: coprifuoco sonoro a mezzanotte, alle 2 o alle 4? Limitatore di decibel che interrompe l'elettricità dell'impianto audio? Questa è LA domanda che irrita DJ e sposi a posteriori. L'elettricità: potenza disponibile, numero di circuiti, posizione dei quadri elettrici — un impianto audio, un'illuminazione per la pista, una cucina mobile e un food-truck non possono funzionare con due prese domestiche. Il piano B pioggia: uno spazio di ripiego realmente dimensionato per la vostra cerimonia e il vostro cocktail, non un corridoio. Aggiungete la verifica del riscaldamento o dell'aria condizionata a seconda della stagione, e fate mettere per iscritto ogni risposta nel contratto.
Due location con lo stesso prezzo possono differire di diverse migliaia di euro una volta dettagliato il contenuto reale. Fatevi elencare precisamente cosa è incluso: arredamento (tavoli, sedie — e il loro stato reale), stoviglie e tovagliato se del caso, pulizie prima e dopo (o cauzione per le pulizie), sicurezza obbligatoria oltre un certo numero di invitati, coordinamento il giorno dell'evento, riscaldamento della tenda o dell'orangerie, allestimento e smontaggio. Chiedete gli orari inclusi: l'affitto copre il giorno prima per l'allestimento e il giorno dopo per il ritiro, o ogni mezza giornata aggiuntiva viene fatturata? Gli alloggi in loco sono inclusi o a pagamento? Ci sono costi di « corkage » (diritto di tappo) se fornite le vostre bevande? Preparate una tabella comparativa voce per voce tra le vostre location finaliste: è l'unico modo per confrontare offerte strutturate diversamente, e un eccellente indicatore della serietà dei gestori.
Terminate ogni visita con una serie di domande contrattuali precise. L'esclusività: sarete gli unici nella tenuta il giorno dell'evento, o un altro gruppo potrebbe occupare un'ala? Il catering: siete liberi di scegliere, o la location impone un fornitore (spesso con commissione) o una lista chiusa? La cauzione: importo, condizioni di restituzione, verbale di stato dei luoghi contraddittorio all'ingresso e all'uscita. L'annullamento: destino dell'acconto, possibilità di rinvio, clausola in caso di evento di forza maggiore. L'assicurazione: la location richiede un'attestazione di responsabilità civile organizzatore, e cosa copre la propria assicurazione? Aggiungete gli argomenti di uso reale: fuochi d'artificio o lanterne autorizzati, animali accettati, bambini sotto quale sorveglianza, parcheggio notturno dei veicoli. Esigete che ogni risposta importante figuri nel contratto o in un allegato — la memoria delle visite svanisce, gli scritti rimangono.
Vedi le location disponibili →Il prima possibile — spesso 12-18 mesi prima per un matrimonio in alta stagione.
Sì, sempre: per verificare capienza reale, acustica e accessi.
Il catering libero permette di confrontare e controllare il budget; quello imposto semplifica, ma chiedi menù e recensioni.
No. We Event è gratuito e senza commissioni: preventivi diretti.
Location in Provence-Alpes-Côte d'AzurLocation nel VarTutti i professionisti