A capacidade anunciada de um espaço é quase sempre a sua lotação máxima teórica — e «150 pessoas» não significa 150 convidados sentados com pista de dança, palco para DJ e espaço para crianças. Exija três números distintos: a lotação para cocktail em pé, a lotação para jantar sentado com mesas redondas (a que mais espaço consome: conte 1,2 a 1,5 m² por convidado, excluindo a pista), e a lotação para cerimónia em filas de cadeiras. Peça uma planta cotada da sala e projete a sua configuração real: localização do buffet ou dos serviços, pista de dança (pelo menos 0,5 m² por dançarino esperado), mesa das crianças, bengaleiro. Verifique também as capacidades dos espaços secundários — o local pode anunciar 200 para a receção, mas apenas 80 na sala de apoio em caso de chuva. Um gestor sério fornece estes números sem hesitação; respostas vagas nesta fase anunciam improvisações no dia do evento.
Um local magnífico, mas inacessível, fará com que os seus convidados fujam antes da meia-noite. Verifique o estacionamento real (número de lugares, iluminação, distância a pé), o alojamento nas proximidades — quartos no local, hotéis a menos de 20 minutos e a sua capacidade nas datas pretendidas —, bem como as soluções para os convidados que não conduzem: autocarros, táxis fiáveis em zonas rurais, último comboio. Controle a acessibilidade PMR de ponta a ponta: estacionamento dedicado, percursos, sanitários adaptados, acesso à sala sem degraus. Do lado dos fornecedores, examine os acessos para catering e entregas: um serviço no primeiro andar sem elevador de carga ou um pátio inacessível a camiões traduz-se em horas de mão de obra adicionais no seu orçamento de catering. Pense, por fim, nos inconvenientes cruzados: autoestrada vizinha audível durante a cerimónia ao ar livre, vizinhança sensível ao ruído, outro evento acolhido no mesmo dia na propriedade.
Quatro pontos técnicos devem ser validados ANTES de pagar um adiantamento, pois condicionam todos os seus outros fornecedores. A cozinha: copa de catering equipada (frio, reaquecimento, lavagem) ou uma simples sala vazia? Cada equipamento em falta será faturado pelo seu fornecedor de catering. O horário de término: recolher obrigatório sonoro à meia-noite, às 2h ou às 4h? Limitador de decibéis que corta a eletricidade do sistema de som? Esta é A questão que incomoda DJs e noivos depois do evento. A eletricidade: potência disponível, número de circuitos, localização dos quadros — um sistema de som, iluminação de pista, uma cozinha móvel e um food-truck não funcionam com duas tomadas domésticas. O plano B chuva: espaço de apoio realmente dimensionado para a sua cerimónia e cocktail, não um corredor. Adicione a verificação do aquecimento ou ar condicionado, dependendo da estação, e peça que cada resposta seja incluída no contrato.
Dois locais anunciados ao mesmo preço podem diferir em vários milhares de euros, uma vez detalhado o conteúdo real. Peça uma lista precisa do que está incluído: mobiliário (mesas, cadeiras — e o seu estado real), louça e toalhas, se aplicável, limpeza antes e depois (ou caução de limpeza), segurança obrigatória acima de um certo número de convidados, coordenação no dia do evento, aquecimento da tenda ou da estufa, montagem e desmontagem. Pergunte pelas horas incluídas: o aluguer cobre a véspera para a instalação e o dia seguinte para a recolha, ou cada meio-dia adicional é faturado? Os alojamentos no local estão incluídos ou são um extra? Existem taxas de «corkage» se fornecer as suas bebidas? Elabore uma tabela comparativa item a item entre os seus locais finalistas: é a única forma de comparar ofertas construídas de forma diferente e um excelente indicador da seriedade dos gestores.
Termine cada visita com uma série de perguntas contratuais precisas. A exclusividade: serão os únicos na propriedade no dia do evento, ou outro grupo pode ocupar uma ala? O catering: tem liberdade de escolha, ou o local impõe um fornecedor (muitas vezes com comissão) ou uma lista fechada? A caução: valor, condições de restituição, vistoria contraditória à entrada e à saída. O cancelamento: destino do adiantamento, possibilidades de adiamento, cláusula em caso de evento de força maior. O seguro: o local exige um certificado de responsabilidade civil do organizador, e o que cobre o seu próprio seguro? Adicione os temas de uso real: fogo de artifício ou lanternas permitidos, animais aceites, crianças sob que supervisão, estacionamento noturno de veículos. Exija que cada resposta importante conste do contrato ou anexo — a memória das visitas apaga-se, os escritos permanecem.
Ver espaços disponíveis →O mais cedo possível — muitas vezes 12 a 18 meses antes para um casamento em época alta.
Sim, sempre: para verificar capacidade real, acústica e acessos.
O catering livre permite comparar e controlar o orçamento; o imposto simplifica, mas peça o menu e avaliações.
Não. A We Event é gratuita e sem comissão: orçamentos diretos.
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