Cocktail rinforzato, buffet, isole culinarie o pasto servito al tavolo: lo stile di servizio determina l'atmosfera del ricevimento, i suoi tempi e il personale necessario. Un pasto servito al tavolo per 100 invitati richiede circa un cameriere ogni dieci persone e impone uno svolgimento preciso, mentre un cocktail rinforzato favorisce la circolazione e le conversazioni ma richiede un maggior numero di pezzi per persona (considerate da 18 a 24 pezzi per sostituire una cena completa). Il buffet, spesso percepito come economico, richiede in realtà quantità superiori del 10-15% poiché gli invitati si servono liberamente. Precisate anche il momento chiave: solo aperitivo di benvenuto, pasto completo, o entrambi. Senza questa definizione preliminare, i preventivi che riceverete non saranno semplicemente comparabili tra loro — è la prima causa di scostamenti di prezzo inspiegabili tra i catering, ben prima della qualità dei prodotti.
Non firmate mai un contratto con un catering senza una degustazione preliminare: è l'unico modo affidabile per giudicare la qualità reale dei prodotti, le cotture, la stagionatura e la presentazione dei piatti. Diffidate di un catering che la rifiuta o la fattura a caro prezzo senza dedurla in caso di firma — la maggior parte delle aziende serie la offre gratuitamente o la rimborsa al momento della prenotazione. Organizzatela idealmente nelle condizioni reali: gli stessi piatti del vostro menu prescelto, la stessa presentazione, e se possibile con le persone che prendono le decisioni. Approfittatene per valutare ciò che non si assaggia: la reattività ai commenti, la capacità di adattare una ricetta, la trasparenza sull'origine dei prodotti e la percentuale di prodotti fatti in casa. Una degustazione riuscita deve farvi venire voglia E rassicurarvi sulla costanza: chiedete come viene mantenuta la qualità quando la cucina passa da 2 coperti a 150.
Un catering professionale deve gestire senza improvvisazione gli allergeni (i 14 allergeni maggiori con obbligo di dichiarazione in Europa), le diete vegetariane e vegane, le prescrizioni religiose (halal, kosher) e i menu per bambini. Ponete domande precise: i piatti sostitutivi sono cucinati con la stessa cura del menu principale, o si tratta di un semplice piatto di verdure? Come evita la cucina le contaminazioni incrociate per le allergie gravi? I fornitori (fotografo, DJ) sono inclusi nel pasto, e a quale costo? Prevedete di raccogliere le restrizioni alimentari nelle vostre risposte agli inviti — circa un invitato su dieci oggi ha una restrizione — e trasmettete la lista consolidata al catering due o tre settimane prima dell'evento con una planimetria dei tavoli che indichi ogni menu speciale. Il giorno dell'evento, ogni cameriere deve sapere chi riceve cosa senza doverlo chiedere a voce alta.
La logistica fa la differenza tra un bel menu e un ricevimento riuscito. Verificate innanzitutto la cucina disponibile nella vostra location: ufficio attrezzato, semplice spazio catering o nulla del tutto — in quest'ultimo caso, il catering dovrà prevedere una cucina mobile, forni per il mantenimento della temperatura e gruppi refrigeranti, con il costo corrispondente. Informatevi sul rapporto personale/invitati (un maître per 25-30 invitati in servizio al tavolo è un buon riferimento) e sulla ripartizione dei ruoli: chi coordina i tempi con il DJ e gli intrattenimenti? Chiarite poi cosa copre il preventivo: stoviglie, bicchieri, tovagliato, mobili per il buffet, e soprattutto lo sgombero e la gestione dei rifiuti a fine serata. Infine, richiedete un unico referente contattabile il giorno dell'evento e un programma scritto condiviso con la location — è questo documento che evita incertezze tra l'aperitivo di benvenuto, la cena e la torta nuziale.
Preparate il vostro appuntamento come un colloquio di lavoro. Lato esperienza: il catering conosce la vostra location, e può mostrare foto di servizi comparabili al vostro per numero di invitati? Lato menu: quale grado di personalizzazione accetta, i prodotti sono di stagione e di origine tracciata, come gestisce le quantità per evitare sprechi e carenze? Lato contratto: quale acconto (il 20-30% è la prassi), quale calendario di pagamento, quali condizioni di annullamento o rinvio, e fino a quale data il numero definitivo degli invitati può essere modificato? Verificate infine l'assicurazione di responsabilità civile professionale e la conformità HACCP — un catering serio risponde a queste domande senza esitazione. Confrontate almeno tre preventivi dettagliati voce per voce: un prezzo globale senza dettagli è un segnale di allarme, non una semplificazione.
Vedi i catering disponibili →9-12 mesi prima per un matrimonio in alta stagione; settimane o mesi per un evento aziendale.
Dipende: a volte gratuita, a volte addebitata e poi scalata se firmi.
Un buon catering le calcola per formato, durata e profilo degli invitati. Diffida dei preventivi troppo bassi.
No, We Event è gratuito e senza commissioni: preventivi diretti.
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